מבקר העירייה חושף את הדו"ח לשנת 2023

בחודש ינואר הציג מבקר העירייה, אריק משיח, בפני חברי מועצת העיר, את דו"ח המבקר לשנת 2023. הדו"ח הוא  מסמך מקיף, המעניק תמונת מצב על בחינת תפקוד העירייה והוא מהווה כלי פיקוח שנועד להבטיח ניהול תקין, יעילות ושקיפות במוסדות העירוניים. 

הדו"ח העדכני (לשנת 2023) התמקד בנושאים שנסקרו ע"י המבקר, נבחן בהם המצב הקיים והועלו המלצות לשיפור:

היטלי השבחה

היטל השבחה הוא תשלום חובה הנגבה מעליית שווי מקרקעין בעקבות אישור תכניות, מתן הקלות או היתר לשימוש חורג. על פי החוק, קיימת חובת תשלום של התושב, בעת מימוש זכויות בנכס. במסגרת הביקורת, נערכה בחינת נאותות תהליכי החישוב, החיוב והגבייה של היטל ההשבחה, כולל שימוש במערכות מידע ותהליכי עבודה במחלקת השבחה ובמינהל הנדסה.

מהביקורת עלה כי למרות עומס העבודה שגדל, העירייה לא הקצתה משאבים מתאימים לטיפול בנושא. משיח ציין בדו"ח, כי למרות שהייתה עלייה של 267% בכמות הבקשות בין השנים 2014 ל-2021 לא הייתה תוספת תקנים או התאמות במינהל ההנדסה, האמון על תחום זה. עוד קבע המבקר כי היו ליקויים בהסכמי ההתקשרות עם השמאים וכן היעדר פיקוח על תעריפים מופחתים. המבקר הוסיף וציין כי אין שימוש בכלים דיגיטליים ובמנגנוני פיקוח וכי המעקב נעשה באמצעות קבצי Excel ידניים. בנוסף ציין המבקר כי לא היו נהלי עבודה מסודרים ותחומי פעילות מרכזיים של המחלקה אינם מעוגנים בנהלים מסודרים, אינם אחידים ואינם כוללים הגדרות תפקידים, לוחות זמנים, ופיקוח.

המלצות המבקר לייעול: בחינת תוספת תקנים או הקמת אגף חדש שירכז את תחום ההשבחה, עדכון והטמעת נהלי עבודה מסודרים תוך שימוש במערכות דיגיטליות שיבטיחו תיעוד מלא ואחיד של תהליכים ומעקב אחר תשלומים.

מיצוי הכנסות מ"קולות קוראים"

 "קול קורא" הוא מנגנון שמאפשר לרשויות מקומיות לקבל תקציבים עבור פרויקטים ומיזמים שונים. מן הדו"ח עולה כי מיצוי המשאב החשוב הזה אינו מתבצע באופן מיטבי. מבקר העירייה קובע כי אחד הגורמים לכך הוא היעדר גורם מרכזי שיתכלל וירכז את כלל הקולות הקוראים הרלוונטיים לעירייה. לדבריו, אין בעירייה גורם מרכזי, שאחראי לניהול ומעקב אחר הקולות הקוראים. כמו כן, אין מאגר נתונים מסודר שמאפשר בקרה על כל הבקשות, ההגשות וההחלטות שהתקבלו. עוד קובע הדו"ח כי המערכת הממוחשבת המשמשת לניהול קולות קוראים לא מעודכנת, ולא מאפשרת מעקב אפקטיבי. זאת ועוד, נתונים כספיים לא מוזנים למערכת באופן מסודר, מה שמקשה על קבלת החלטות מושכלות.

עוד עולה מהדו"ח כי בחלק מהמקרים לא אותרו קולות קוראים בזמן, ובמקרים אחרים לא תועדו החלטות על הגשת בקשות או ויתור עליהן. תהליכים אלה פוגעים ביכולת העירייה לממש פוטנציאל כלכלי משמעותי. המבקר בדק מדגמית את יישום הקולות הקוראים ומצא כי חלקם לא מוצו בשל ביצוע חלקי או אי עמידה בדרישות, מה שהוביל להפסד כספי.

המלצות המבקר לייעול: מינוי רכז קולות קוראים שירכז את התחום בצורה מסודרת ויבצע מעקב צמוד. יצירת מאגר נתונים מרכזי ומעודכן, הכולל סטטוס מלא של כל הקולות הקוראים. עדכון והטמעת מערכת ממוחשבת, שתסייע בקבלת החלטות ובמעקב כספי .כתיבת נהלים ברורים בנושא חלוקת אחריות ותיעוד החלטות. 

זמינות והנגשת השירות לתושב

מבקר העירייה הדגיש בדו"ח את המאמצים לשיפור השירות לתושבי העיר, לצד הצעות לקידום מערך השירותים המוניציפליים והתאמתם לצרכי התושבים. משיח ציין כי במהלך שנת 2023 החלה העירייה בתכנית לשיפור השירות ובעבודת מטה לקראת יישומה, אולם פרוץ מלחמת "חרבות ברזל הביא להקפאת התכנית וכעת יש לחדשה. 

המלצות המבקר לייעול:  קביעת יעדים מדידים לבחינת איכות השירות, מינוי גורם ייעודי לבדיקת השירות והגשת דו"חות תקופתיים להנהלת העירייה. שדרוג האתר העירוני, הגדרת מבנה אחיד למידע, מיפוי והוספת טפסים מקוונים, והוספת משוב לתושבים לשיפור התכנים. תרגום האתר לשפות נוספות, ומעבר להגשת מסמכים מקוונת כברירת מחדל.

רישום כוזב לבתי ספר בעיר

דו"ח זה נכתב בצל גידול התופעה לפיה תלמידים שאינם תושבי העיר, נרשמים לבתי ספר בעיר באמצעות שינוי כתובת כוזב. המבקר ציין כי מינהל החינוך זיהה לא פעם רישום כוזב על ידי תושבים מרשויות סמוכות, אשר מספקים כתובת שקרית כדי להירשם למוסדות החינוך במודיעין, ובכך תופסים מקום של תלמידים אמיתיים תושבי העיר. דו"ח זה קרם עור וגידים לאחר שעובדות מחלקת הרישום של מינהל החינוך שמו לב לדפוסים החשודים בנוגע למסמכים פיקטיביים. 

המלצות המבקר לייעול: קיום בדיקות קפדניות יותר בדגש על בתי הספר העל יסודיים, שיידרשו לוודא שהתלמידים באמת תושבי העיר. הגברת דרישות להוכחת כתובת, וכן פנייה למשרד הפנים, במטרה להעלות את הקלות של שינוי כתובת ללא בדיקה מעמיקה, שמאפשרת רישום משפחות כפולות על אותה כתובת. הגברת אכיפה כלפי הנרשמים באופן כוזב, והרחקתם ממסגרות החינוך.

 מהדו"ח עולה כי אין נהלים מוסדרים לניהול ערבויות בנקאיות, הן בעירייה והן בחברות העירוניות. כאשר בין השאר, אין נוהל לחילוט ערבויות. כמו כן, נמצא כי מערכות המחשוב אינן בעלות מערך אוטומציה, המאפשר זיכרון ארגוני או בקרה מספקת. 

מבקר העירייה המליץ לעבור למערכת ממוחשבת מתקדמת שתנהל ותתריע אוטומטית על שינויים ותאריכים חשובים בערבויות. כמו כן, דרש לעגן נהלים חדשים שיסדירו את התהליכים לניהול ערבויות, חילוט, ושחרור. עוד קבע המבקר כי העירייה והחברות העירוניות נדרשות להתאים את פעילותן לתקנות ניהול החשבונות.

פלישות לשטחי ציבור

דו"ח המבקר כלל גם ניתוח פניות הציבור וכמובן גם מעקב תיקון ליקויים של דו"חות הביקורת הקודמים. בין השאר התייחס מבקר העירייה לדו"ח משנת 2019, שעסק בנושא פלישות לשטחי ציבור. מבקר העירייה עדכן כי הוקמה וועדה שעוקבת אחר התקדמות הטיפול בנושא, לצד המשך מעקב של הוועדה לענייני ביקורת.

יו"ר ועדת הביקורת, חבר המועצה, רן שגב: "מטרת הביקורת היא לשפר ולייעל את עבודת העירייה ובאמצעותה לשפר את השירות עבור תושבי העיר. החלק המרכזי של הדו"ח עוסק במיצוי הכנסות והרחבת הפרויקטים בעיר המתוקצבים על ידי משרדי הממשלה, מה שיאפשר לנו להעניק יותר שירותים ויותר מסגרות לכלל התושבים. אני מבקש להודות בהזדמנות זו למבקר העירייה, אריק משיח, על הובלת תהליך הביקורת, לחברי הוועדה על העבודה העניינית והמקצועית, ולראש העיר, חיים ביבס, על קבלת ההמלצות והיישום שלהן. בשנה הקרובה, הוועדה בראשותי תבצע מעקב צמוד אחר הטיפול בליקויים שעלו בדו"ח, מתוך מחויבות לשיפור מתמיד בעבודת העירייה ובשירות לתושבים."